Las transacciones comerciales son el núcleo de cualquier economía. La forma en que se llevan a cabo, mediante el uso de diversos medios de pago y el control notarial del origen de los fondos es clave para garantizar su buen funcionamiento. En esta entrada del blog, examinaremos tres aspectos importantes de las transacciones comerciales: el control de los medios de pago y el control en el origen de los fondos y también veremos cómo el notario puede desempeñar el papel de garante en este contexto.
El origen de los fondos. Es esencial que los empresarios puedan estar seguros de que el dinero que reciben es legítimo, y que no se ha obtenido por medios ilegales o poco éticos. Para luchar contra el blanqueo de dinero y otros delitos financieros, los gobiernos establecen normas que regulan cómo controlar el origen de los fondos utilizados este ámbito. El Consejo General del Notariado creó en diciembre de 2005 el Órgano Centralizado de Prevención del Blanqueo de Capitales (OCP) para intensificar y canalizar la colaboración de los notarios en esta materia. Desde entonces, la ayuda notarial ha sido decisiva para prevenir este tipo de delitos. En particular, el que paga un precio, debe poder demostrar que el dinero que utiliza procede de fuentes legítimas.
Otro aspecto importante que se debe valorar en las transacciones comerciales es el control de los medios de pago. Esto incluye tanto los medios de pago físicos como el efectivo como los cheques y las tarjetas de crédito o transferencias. El precio no se puede pagar en efectivo, salvo cantidades pequeñas, de otra manera se debe informar a la OCP. En todo caso, los cheques deben ser nominativos y normalmente son cheques bancarios, es decir, que demuestran que en el banco está depositado ese dinero y sólo se puede hacer efectivo mediante pago en cuenta y en una cuenta abierta a nombre del beneficiario del cheque. Estos cheques bancarios tienen una numeración de la cuenta corriente del banco depositario, por ello, en la escritura debe quedar reseñado también el número de la cuenta corriente del pagador origen del dinero del cheque bancario, o bien fotocopiar el cheque bancario con su anexo que justifica la cuenta corriente de origen, pues ahí se recoge este número. Todos los pagos deben ser hechos por transferencias o cheques nominativos que permita a la Agencia Tributaria controlar el origen del dinero (lo que no se puede hacer con dinero en efectivo) y su destino. Para prevenir el fraude y otros delitos financieros, es importante que las empresas dispongan de sistemas para seguir y controlar todos los pagos realizados. Esto le permite identificar cualquier actividad sospechosa o inusual, y tomar las medidas adecuadas si es necesario.
Por último, vemos que el notario desempeña un papel fundamental garantizando el buen funcionamiento de las transacciones comerciales. Los notarios se encargan de dar fe de la identidad y capacidad de los otorgantes, y no sólo autentifica las firmas de los documentos. También controla el concepto en que intervienen (en su propio nombre o en nombre de otra persona a través de documentos de representación voluntarios o legales) y les asesora del mejor medio para alcanzar sus fines, este asesoramiento debe prestarse especialmente al consumidor, al particular que no realiza habitualmente este tipo de operaciones. El notario tiene que comprobar que el negocio es lícito y se advierte de las obligaciones fiscales que se derivan del otorgamiento. Ante el notario otorgan, firman, los comparecientes todos estos extremos, y también, por último, comprueba que acuden libre y voluntariamente. El Notario efectivamente, al autorizar la transacción, efectúa un papel que puede ser crucial para garantizar que las transacciones comerciales se lleven a cabo de forma fluida y eficaz.
En conclusión, el control de las transacciones comerciales es esencial para el funcionamiento de cualquier economía. Los medios de pago y el origen de los fondos deben ser cuidadosamente supervisados, y el notario desempeña un papel importante a la hora de garantizar los derechos de todas las partes implicadas. Siguiendo estas sencillas pautas, los comparecientes se aseguran de que sus transacciones comerciales se llevan a cabo de forma segura y eficaz.
Blanca Entrena Palomero
Notaria de Madrid